AI in Microsoft 365: Hoe maak je jouw data AI-ready en welke Microsoft 365-instellingen zijn cruciaal voor succes? (deel 2)

AI in Microsoft 365 klinkt veelbelovend. Copilot kan helpen bij het schrijven van teksten, het samenvatten van documenten en het snel vinden van informatie. Maar één ding wordt vaak vergeten: Copilot is zo slim als de data waarop het draait. Als je informatiehuishouding niet op orde is, levert AI niet alleen slechte resultaten op, het kan zelfs risico’s veroorzaken.

Praktijkvoorbeeld

Ik liep hier zelf tegenaan. Voor een klant zocht ik via onze omgeving informatie over een Citrix-implementatie. Tot mijn verbazing kreeg ik documentatie te zien die totaal niet aansloot bij de huidige situatie. Toen ik beter keek, bleek dat het systeem een verslag van een stagiair had opgepikt van meer dan 15 jaar geleden.

Dit laat precies zien wat er kan gebeuren als oude of irrelevante documenten blijven rondslingeren. Copilot haalt ze gewoon op, en dat kan zorgen voor verwarring of zelfs verkeerde beslissingen.

De belangrijkste bouwstenen van AI-ready data

Om te zorgen dat Copilot betrouwbare en actuele antwoorden geeft, zijn er vier cruciale pijlers:

Dataclassificatie

Met Microsoft Purview kun je bestanden automatisch laten labelen, bijvoorbeeld zodra er een BSN of salarisgegevens in staan. Zo hoeven gebruikers daar zelf niet meer over na te denken en blijft gevoelige informatie beschermd.

Autorisaties

Pas least privilege access toe – alleen toegang geven aan wie het écht nodig heeft. Zo verklein je de kans dat iemand via Copilot informatie ziet die niet voor diegene bedoeld is.

Lifecycle management

Verwijder of archiveer verouderde documenten en zorg dat alleen actuele informatie beschikbaar is. Dit kan slim en grotendeels automatisch: stel bewaartermijnen in zodat documenten na X tijd automatisch worden gearchiveerd en – waar passend – na Y jaar worden verwijderd. Daarmee voorkom je dat oude stagiair-verslagen of conceptdocumenten een rol gaan spelen in AI-resultaten.

Structuur

Organiseer data in logische SharePoint-sites en Teams-kanalen, en gebruik metadata zodat Copilot beter begrijpt waar welke informatie thuishoort. Dit verhoogt de kwaliteit van zoekresultaten aanzienlijk.

Welke Microsoft 365-instellingen zijn cruciaal?

Naast datahygiëne zijn er instellingen binnen het Microsoft 365-platform die de basis vormen voor veilig en effectief gebruik van AI:

• Entra ID (toegangsbeheer) – Zorg dat rechten en groepen strak ingericht zijn.
• Microsoft Purview (classificatie & labels) – Automatiseer labeling van gevoelige informatie, zoals rapporten met een BSN.
• DLP-beleid (Data Loss Prevention) – Stel regels in om datalekken te voorkomen, bijvoorbeeld dat BSN’s niet per ongeluk gemaild worden.
• Tenant-instellingen – Controleer welke AI-functies actief zijn en stem ze af op het beleid van de organisatie.

Wat kan er misgaan zonder dit fundament?

Als deze basis ontbreekt, loop je grote risico’s:

• Datalekken: Een medewerker krijgt via Copilot toegang tot HR-documenten die nooit verwijderd zijn.
• Foutieve inzichten: Rapportages worden gebaseerd op oude conceptbestanden in plaats van actuele data.
• Verlies van vertrouwen: Medewerkers haken af na een paar verkeerde ervaringen en keren terug naar hun oude werkwijze.

Microsoft biedt zelf al hulpmiddelen

Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Microsoft heeft met Microsoft Purview een platform ontwikkeld waarmee je classificatie, labels, bewaartermijnen en toegangsrechten centraal kunt regelen. Door Purview slim in te zetten, borg je dat gevoelige data automatisch beschermd wordt en dat Copilot alleen met relevante en actuele informatie werkt.

Wat kun je nu al zelf doen?

Wil je niet wachten tot alles is ingericht? Dit zijn concrete stappen die je vandaag al kunt zetten:

Inventariseer je data

• Waar staan je belangrijkste documenten?
• Hoeveel verouderde bestanden liggen er nog in SharePoint of Teams

Check toegangsrechten

• Wie heeft toegang tot welke mappen?
• Zijn er groepen die te veel rechten hebben?

Maak afspraken over opslag

• Spreek af waar nieuwe documenten thuishoren (Teams, SharePoint).
• Gebruik duidelijke naamgevingsconventies.

Bewustwording

• Leg collega’s uit waarom datakwaliteit belangrijk is voor AI.
• Begin klein: één team of afdeling als pilot.